【社会保険・雇用保険手続き】社員の住所・氏名に変更があったときについて解説

2023年7月10日

社会保険（健康保険・厚生年金保険）や雇用保険の資格取得手続きをするとき、住所や氏名、生年月日など様々な個人情報を行政機関へ登録します。

これら、年金事務所やハローワーク（公共職業安定所）に登録される情報は、常に最新の情報に保っておく必要があり、転居や結婚などによって変更が発生した場合には変更届の提出が必要です。

これまでは、社員の個人情報に変更が生じた都度、会社が変更届を提出し手続きを行っていましたが、マイナンバー（個人番号）制度の導入により社会保険手続きの簡素化が行われ一部の手続きが省略されることになりました。

今回は、社会保険・雇用保険の住所・氏名変更等の手続きについて解説します。

┃社員の住所・氏名を届け出る理由とは

会社は、社員が入社して社会保険（健康保険・厚生年金保険）や雇用保険に加入させる際には、各被保険者資格取得届に住所や氏名、生年月日、資格取得日、マイナンバー（個人番号）、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号などを記載して届け出を行います。

これらの個人情報を正しく記載して届け出ることによって個人が特定され、転職や復職をしても過去の加入履歴を引き継ぐことができ、その保険の加入期間や納付した保険料に応じた保険給付を受けることができます。

┃社員が住所変更したときの手続き

○マイナンバー（個人番号）制度により手続きが簡素化（省略）される

マイナンバー制度導入前は、住所変更が発生したときは年金事務所へ、氏名変更が発生したときは年金事務所とハローワーク（公共職業安定所）へ、それぞれ変更届の提出が必要でした。

現在は、マイナンバーと基礎年金番号の紐づけが行われており基本的には、「健康保険・厚生年金保険　被保険者住所変更届」の提出は不要です。

○社員の住所変更手続きが必要な場合

原則として、社会保険被保険者の住所変更手続きは不要です。例外として、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない被保険者が住所変更を行う場合には届出が必要です。具体的には次のような人です。

・マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない被保険者（マイナンバー未収集者）
・マイナンバーを有していない海外居住者
・短期在留外国人

○社員の住所変更手続きの方法と添付書類

社会保険被保険者である社員が転居などにより住所変更手続きが必要になった場合には、「健康保険・厚生年金保険　被保険者住所変更届」に必要な情報を記載して届け出を行います。マイナンバーと基礎年金番号が結びついている被保険者でも健康保険のみに加入している人、海外居住者、短期在留外国人の住所の変更、）住民票住所以外の居所を登録する場合には、届出が必要です。添付書類は特に必要ありません。

＊日本年金機構「被保険者の住所に変更があったとき」