【就業規則とは】規則作成の基礎知識と無い場合のリスクを社労士がわかりやすく解説

就業規則とは、会社の労務管理、会社運営のベースになるものですから、一度作成して導入したものを簡単に変更することはできません。

就業規則は最初が肝心、基礎知識をしっかりと理解した上で作成と導入を進めていきましょう。まだ、就業規則を作成していない場合のリスクについても考える必要があります。

今回は、就業規則作成に関する基礎知識と就業規則がない場合のリスク、作成や見直しのポイントなどについて解説していきます。

目次

┃就業規則の基礎知識と作成のポイント

○就業規則とは

スポーツにもルールがあるように就業規則とは、会社のルールブックです。就業規則には、「会社を問題社員などのリスクから守るため」、「社員が働きやすい環境を作るため」という2つの役割があります。

常時10人以上の労働者を使用する事業主は、就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出をする義務があります。

ここでいう「労働者」とは、正社員やパートタイマー、アルバイトなど、雇用形態や職種にかかわらず会社に使用される(雇用される)すべての人のことをさします。

一方で労働基準法上では、常時10人未満の会社については就業規則の作成と届け出を義務付けていません。

しかし、会社のルールや考え方を明確にしたり、労務トラブルを防止したりするためにも社員を雇い入れるときには作成しておいた方がいいでしょう。

就業規則を作成するときにまず考えなければならないことは、就業規則を作成する目的です。

この「なんのために作るのか」という視点がない就業規則は、作成する意味がありません。

○就業規則がない場合のリスクとデメリット

会社に就業規則がない場合のリスクやデメリットはどのようなことが考えられるでしょうか。リスク面から考えていくと雇用する労働者数に関わらず整備することが大切なことがわかります。

採用活動の過程で何度面接をしても、適性検査などに力を入れたとしても、問題行動を起こす社員が入ってきてしまう可能性を0にはできません。

そのようなとき、適法に問題社員を会社から退場させるためには就業規則が必要不可欠です。

問題行動を起こす社員を辞めさせたり、ルール違反をした社員を処分したりすることを懲戒処分と言いますが、懲戒処分をするためには就業規則に懲戒事由などが明記されている必要があります。

就業規則を整備していないということは、会社にとって懲戒処分をする権利を放棄しているのと同じことです。

その他にも適法に転勤や配置転換等の業務命令を発するためには、就業規則にそのことが規定されている必要があります。

最近では、労働者数10人未満の会社でも就業規則を作成することは珍しくありません。

社労士法人GOALでも労働者数3~5人ほどの会社から就業規則の作成をご依頼いただくこともあり「ちゃんとした会社を作るためには就業規則は最低条件」と考える経営者が増えているように感じます。

一方で、就業規則がないばかりではなく、入社時に労働条件通知書(労働契約書)も渡さない会社もあります。そのような会社は離職率も高い傾向にあり、今後、人材の確保が難しくなっていくでしょう。

労働者側から見ると「就業規則がない=ブラック企業」というイメージが強くなっています。

○モデル就業規則・テンプレート使用時の注意点

就業規則の作成を自社で行う際に活用できるのがモデル就業規則や就業規則のテンプレートです。

就業規則関連の書籍を購入することでダウンロードできるテンプレートや厚生労働省から公開されているモデル就業規則があります。

モデル就業規則を活用する場合でも、労働時間や休日、休暇(特別休暇など)、服務規定、懲戒規定などは、会社ごとに異なるルールが定められていることが多いので、自社にあった加筆修正が必要です。

加筆修正をするときに年次有給休暇が法定の日数を下回ったり、法定労働時間を超える時間を就業規則に定めたりするようような、法令違反をしないように注意しましょう。

モデル就業規則や就業規則のテンプレートを活用する際にも労働基準関係法令に違反していないか、最新の法改正に対応できているか、こうしたことを一つ一つ確認する作業は必要不可欠です。

○就業規則と優先順位「就業規則の最低基準効」

就業規則の最低基準効とは、就業規則が適用される社員にとって就業規則に規定されていることが労働条件の最低基準になる、という意味です。

個別の労働契約で就業規則に定める労働条件よりも低い労働条件を定めた場合、その労働契約は無効となります。

無効になった労働条件は、自動的に就業規則で規定したものに置き換わります。

個別の労働契約よりも優先される就業規則ですが、その就業規則が労働基準関係法令などの法令に反する場合は、法令が優先されます。

さらに就業規則が労働組合との間で締結される労働協約に違反する場合は、労働協約の内容が優先されます。

○就業規則の必要記載事項

就業規則に記載する内容としては、「絶対的必要記載事項」、「相対的必要記載事項」、そしてその他の記載事項として「任意的記載事項」があります。

なお、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項については、規定を作成するべき内容として労働基準法第89条に定めがあります。

【絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項】

○就業規則をめぐるトラブル事例

就業規則を巡るトラブル事例として代表的なものは、就業規則と実態が合っていなかったり個別の労働契約書と相違があったり、就業規則を変更するときに従来のものよりも労働条件が下がってしまったりするケースです。

特に「労働条件の不利益変更」については注意が必要です。労働条件の変更については、過去にも様々な労務トラブルがあり多くの裁判が行われています。

○就業規則は誰が作るべきか

就業規則の作成を検討するとき「誰が作るのか(誰に依頼するのか)」も重要な検討課題の一つです。

自社でひな型などをベースに作成するケース、または、社会保険労務士や弁護士といった外部の専門家に依頼するケースに分かれます。

コスト重視で作成をしたいのか、会社の成長のベースになるような就業規則に投資をするのかなど、会社の考え方によっても変わってきます。

外部の専門家に依頼をするとき、社会保険労務士や弁護士であれば誰でもいいかというとそんなことはありません。

社会保険労務士や弁護士であっても得意分野や専門分野があるので、就業規則作成の経験がどれくらいあるか等、よく見極めて依頼をしないと結局、社内で作成するものと差がないものになってしまう可能性もあります。

→作成のポイントや規則がない場合のデメリットについてさらに詳しく知りたい方はこちら

┃就業規則の周知義務

就業規則の作成や変更を行ったとき、労働者代表を選び意見書を添えて労働基準監督署へ届け出をします。

しかし、就業規則の効力を発生させるためには、届け出だけではなく社員に周知させなくてはなりません。

○就業規則の周知が必要な理由とは

就業規則の周知が必要な理由は、「就業規則の効力がいつ発生するか」にかかわります。就業規則は、労働基準監督署に届出をしたときではなく、社員に周知をしたときに効力が発生するのです。

就業規則は、社員の労働条件や会社内の守るべきルールなどを定めたものですから社員全員がその内容を理解していないと意味がありません。

就業規則を作成した後は、社員に周知し、いつでも自由に閲覧できる状態にすることが必要です。

仮に常時10人以上の労働者を使用する会社が労働基準監督署へ就業規則の届け出を怠っていた場合、届け出義務違反ではありますが、周知をしていれば就業規則は有効です。

○就業規則の周知義務と周知方法

就業規則の周知義務に関しては、「常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない。」と規定されています。

具体的な方法としては、配布、掲示・備え付け、共有サーバ等への保管、就業規則説明会の実施、といった方法が考えられます。

○就業規則を周知するタイミングとは

「就業規則をいつ周知するか」について、具体的に明示されたものはありませんが「就業規則の周知=効力発生」ということを考えると「就業規則を作成したとき」と「就業規則を変更したとき」の2つのタイミングが考えられます。

○周知義務の対象となる「就業規則」とは

就業規則とは、会社と社員との約束事をまとめたものすべての総称であると考えられます。

就業規則、賃金規程(給与規程)、育児介護休業規程、退職金規程、慶弔見舞金規程、出張旅費規程など、ここで挙げたものはすべて「会社と社員との約束事」と言えます。

そうするとこれらの規程を作成し、変更したときにはすべて、周知したり労働基準監督署へ届け出たりする必要があるのです。

便宜上、タイトルで分けているだけでこれらはすべて「就業規則の一部」であると考えます。ここで挙げた規程以外も同様です。

○労働者10人未満の会社でも周知は必要か

労働基準法上は、常時10人未満の会社については就業規則の作成と届け出を義務付けていません。

しかし、会社のルールや考え方を明確にしたり、労務トラブルを防止したりするためにも社員を雇い入れるときには作成しておいた方がいいでしょう。

→周知義務や周知の方法をもっと詳しく知りたい方はこちら

┃就業規則の作成と変更の届出

常時10人以上の社員を雇用する会社は、就業規則を作成または変更をした場合、労働基準監督署へ届出をすることが義務付けられています。

常時10人以上の「常時」とは、入社退社などで一時的に社員数が10人を下回ることがあっても常態として10人以上の社員を雇用するかどうかが判断基準になります。

就業規則とは表紙に「就業規則」と記載されているものだけではなく、賃金規程や育児介護休業規程など、就業規則(本則)の他の諸規程の届出も忘れないようにしましょう。

○就業規則の届出は労働基準監督署へ

就業規則を作成した後は、労働基準監督署へ届け出を行います。

事業所や支店、営業所が複数ある場合には、各拠点で社員が常時10人以上になるかどうかを判断して、各拠点を管轄する労働基準監督署へ届出を行うのが原則です。

【就業規則の届出(要/不要)のイメージ】

○就業規則の届出方法

就業規則を作成して初めて届出を行う場合は「就業規則届」を、就業規則に変更を加えた場合には「就業規則変更届」を労働基準監督署へ提出します。

特に決まった様式はありませんので、届出をする事業所を管轄する労働局などが公開しているものを使えばよいでしょう。

就業規則を労働基準監督署へ届け出る際に必要なものは次の3点です。

  • ・就業規則一式
  • ・就業規則(変更)届
  • ・就業規則意見書

紙で届出を行う際には、以上の3点を会社保管用と労働基準監督署への届出用の2部用意して郵送、または窓口へ持参して提出します。

郵送の場合は、返信用封筒(返信用封筒にも切手が必要)を同封すれば受付印を押したものを返送してもらえます。窓口へ持参した場合は、その場で受付印を押してもらいます。

受付印が押された就業規則を受け取ったら専用のファイルなどに入れたり、データ化して共有フォルダに保管したりするなどして社員に周知しましょう。

就業規則の周知、届出をする際には事前に十分な説明などを行うことが望ましいですが、事前の説明が不十分だったり会社と社員に対立があったりすると稀に意見書に反対意見を書かれることがあります。

意見書は、就業規則の周知を行ったということを示す書類なので例え反対意見が記載されていたとしても労働基準監督署への届出手続きには影響ありません。実際に反対意見が記載されていたとしても労働基準監督署では受け付けてもらえます。

意見書に記名捺印をして意見を述べる労働者代表の選出方法にもルールがあります。労働者代表の選出方法が不適切な場合、届出そのものが無効となり就業規則の届け出義務違反で罰金や罰則の対象となる可能性があります。

労働者代表は、基本的には会社は関与せずに労働者の中から選任する必要があります。具体的な方法としては労働者の中で「挙手、投票、話し合い」をする方法が考えられますが、会社から「指名」をする方法は、選任方法としては不適切です。

○就業規則を変更するタイミングとは

就業規則を変更するタイミングは様々ですが主に次のようなケースが考えられます。

  • 会社の体制が変わったとき
  • 会社のルールが変わったとき
  • 会社内で問題が発生したとき
  • 法改正があったとき

○就業規則作成・変更の流れ

就業規則を作成したり変更したりする場合の流れとしては、「内容(変更内容)の検討→作成・変更案の作成→従業員への説明→労働者代表の選出と意見書への記名押印→就業規則の周知→労働基準監督署への届出」という手順が考えられます。

就業規則(変更)届や意見書を労働基準監督署へ届け出ることも会社の義務として重要なことですが、それ以上に内容の検討や社員への十分な説明、適切な周知が大切です。

○就業規則の届出義務と罰則

就業規則の作成および届出義務を怠った場合は、30万円以下の罰金刑が定められています。実務上は、労働基準法上の罰金刑よりも就業規則の不備や未作成による労働問題の方が会社へ与える損害は大きいと言えます。

→就業規則変更の届出や手続きについてさらに詳しくはこちら

┃就業規則作成のポイントを条文ごとに解説

就業規則の作成とポイントについてさらに具体的に解説していきたいと思います。ここでは、最低限必要な規定を条文ごとにその考え方をお伝えしていきます

○最低限これだけは作成しておきたい3つの規程

会社を設立したときや社員を採用するとき、社員数が10人になり初めて就業規則を作成するときなどに最低限、作成しておきたい規程としては「就業規則」「賃金規程(給与規程)」「育児介護休業規程」の3つがあります。

慶弔見舞金規程や出張旅費規程など挙げたら切りがありませんが、まずはこの3つを整備するところから始めましょう。

【就業規則に規定する内容】

○就業規則に規定する項目

適用範囲・・・
まずは「適用範囲」を明確にします。一つの就業規則を全社員に適用させるのか、正社員とパートタイマーやアルバイトは分けて作成するのか等を検討します。

正社員やパートタイマーなどの雇用区分ごとに就業規則を分けて作成すること自体は問題ありませんが、正社員の就業規則だけを作成してパートタイマー等の就業規則がないのは後々、労務トラブルの原因となることがあります。

服務規定・・・
服務規定では、社内の一般的なルールを規定していきます。最近ではSNSの利用に関することや反社会的勢力との関わりの禁止にて規定することも多いです。その他、ハラスメント防止に関することや副業兼業に関すること、出勤退勤や遅刻早退欠勤についての会社としての考え方などもここで明確にしておきましょう。

労働時間、休日・・・
法定労働時間の範囲内で、日または週の所定労働時間を決めたり、出勤退勤の時刻を決めたり、原則的な労働時間制で運用するのか変形労働時間を導入するのかなどもここで明確にしていきます。

労働時間と合わせて検討しておく必要があるのが休憩です。休憩は労働時間が6時間を超えるときは45分、8時間を超えるときは60分間を労働時間の途中で付与することが会社に義務付けられています。

原則として休憩時間は、社員に対して一斉に付与することとなっており、一斉付与ができない場合には、別途、労使協定の締結が必要です。

休日については、所定休日と法定休日の区別を明確にしておくことも重要です。ここでしっかりと区別をしておかないと適切な給与計算ができず賃金支払いが発生する可能性があります。

年次有給休暇・・・
年次有給休暇は、原則として雇い入れから6箇月間勤務すると雇用区分にかかわらず全ての社員に付与されます。

会社は、働き方改革関連法の施行により1回に10日以上の年次有給休暇が付与される社員に対してそのうちの5日間は、付与した日から1年以内に取得させる義務があります。

このいわゆる年次有給休暇の時季指定義務に関することや半日単位や時間単位の取得を認めるのかについても決めておきましょう。

年次有給休暇の取得日を会社が指定する「年次有給休暇の計画的付与」、経営上やむを得ない場合に取得日を変更する「年次有給休暇の時季変更権」についても必要に応じて規定をしておきます。

特別休暇・・・
結婚や出産、不幸があった場合の慶弔休暇については、特別休暇として付与日数や取得条件を決めておきます。

特別休暇の取得ルールや日数があいまいで人によってバラバラだと社員に不満を持たれる原因になります。

休職・・・
私傷病により業務に就くことができない場合に会社に籍を残したまま療養できるようにするのが休職制度です。

休職制度を設けるときには、休職期間や復職に関するルールを明確にしてきましょう。メンタルヘルス不調などで休職と復職を繰り返すケースも想定しておくことも重要です。

なお、休職制度を設けるかどうかは任意です。

懲戒処分・・・
会社は、問題行動を起こす社員に懲戒処分を科そうとするとき、就業規則の規定に従って処分を行う必要があります。

就業規則がなかったり、就業規則に懲戒処分に関する規定がなかったりする場合には、会社は適正に懲戒処分を行うことができないと考えられています。

懲戒処分を行うための懲戒事由に関しても「社員としてふさわしくない行動をした」というあいまいなものではなく、「○○をしてはならない」というように可能な限り具体的に明記する必要があります。

懲戒処分を巡っての労務トラブルは非常に多くなっており、会社の秩序を維持するためにも慎重に検討を重ねて条文作成をすることが重要です。

懲戒事由の中で「しばしば」や「著しく」などの文言が入っていると、どれくらいがしばしばなのか、著しいとはどの程度なのかということに争いの焦点が移ってしまい、処分に時間がかかってしまうこともあります。

退職、解雇、労働契約終了・・・
労働契約終了は、社員自らが申し出る場合(退職)と会社から通告をする場合(解雇)、有期労働契約の終了など一定の条件に当てはまった場合のいずれかになります。

退職の場合には、会社の一般的なルールとして退職届をいつまでに提出してもらうのか、引き継ぎはどのように行うのかなどを規定しておきます。

定年退職については、定年年齢に達した日や定年年齢に達した直後の賃金締切日などいつが定年退職日なのかを明確にしておくことも忘れないようにしましょう。

懲戒処分の項目で規定をする懲戒解雇に対して、勤怠不良や事業縮小などを原因とする普通解雇についても具体的に決めておく必要があります。

○賃金規程に規定する項目

各種手当・・・
各種手当について具体的な金額までは規定で明記する必要はありませんが、手当ごとの支給要件は決めておくべきでしょう。

「○○をしたら手当を付ける」と規定しておくことは、それができなかったときに手当を停止する理由にもなります。

みなし残業制(固定残業制)を導入する場合には、みなし残業手当の金額とその金額が何時間分の時間外労働に相当するのかを明確にしておく必要があり、そのようなことについても賃金規程に規定しておくことが重要です。

遅刻早退欠勤控除の計算・・・
遅刻早退欠勤控除の計算方法は、法律上明確な決まりがないため社員に不利益にならない範囲内で会社が決定します。

控除対象の賃金の種類や端数処理の方法などもここで決めておかないと給与計算を適切に行うことができません。

割増賃金の計算・・・
時間外労働や深夜労働、法定休日労働に対する割増賃金の計算方法は、法律上で定められており決まった方法で計算しなければなりません。

計算方法の他、時間単価の算出対象になる賃金と対象にならない賃金についても決まりがありますので注意が必要です。

時間単価に対する割増率も間違えないように気を付けましょう。

賞与・・・
賞与は、必ずしも支給しなければならないものではありませんが支給する場合には、支給時季や評価期間を明記しておきます。

支給対象者として支給日在籍要件などを規定しておくこともあります。

┃雇用形態・働き方ごとの就業規則

正社員やパートタイマー、アルバイトなど雇用区分に関係なく全ての社員に適用される就業規則を作成するのか、雇用形態ごとに分けて作成するのかは、会社の考え方次第です。

雇用形態による差がないのであれば一つの規程で全ての社員を網羅するのもよいでしょう。反対に特別休暇や休職制度、賃金体系などに違いを付けたい場合には、分けて作成することをおすすめします。

一つの就業規則の中で「この規定は、全ての社員に適用する」、「この規定はパートタイマーには適用しない」と切り分けをすることは、非常に読みにくい規程になってしまうため止めた方がよいでしょう。

○同一労働同一賃金

働き方改革関連法の施行に伴い、雇用形態の違いによる不合理な待遇差を設けることが禁止されました。「非正規雇用労働者(有期雇用労働者、パートタイム労働者、派遣労働者)だから」という理由だけで待遇に差をつけるけることはできません。

○この条文があったら注意する

「個別の労働契約においてこの規則と別の定めをした場合は、その事項については、各労働契約によるものとする。」
という条文があった場合は、注意が必要です。

別の定めがない場合にはこの規則が適用される、と解釈することもできます。また、個別の労働契約がこの規則を下回る場合には、社員にとって有利な方が適用されることになります。

┃作成しておきたいその他の規程

作成しておきたいその他の規程としては、雇用形態ごとの就業規則・賃金規程、慶弔見舞金規程、出張旅費規程、ソーシャルメディア利用規程、在宅勤務(テレワーク)規程、車両管理規程などがあります。

業務の内容や職種により必要に応じて作成しておくとよいでしょう。

┃就業規則は会社の成長に合わせて作成する

就業規則は会社の成長に合わせて作成する必要があります。また、現在の会社規模と将来目指す会社規模も考えて作成することが大切です。

中小企業は大企業と同じような福利厚生や手当を設けることはできないと思いますので、会社規模に応じた内容にしていきましょう。

インターネット上から入手したひな型就業規則をそのまま使用している場合、中小企業なのにもかかわらず、大企業並みの制度を導入してしまっているケースもあるので注意が必要です。

例えば、現在の社員数が10人ほどの場合にそのままの規模間で経営していくのか、100人規模やそれ以上に拡大していきたいのかによっても内容は変わります。

就業規則は、会社の土台となるものですから後から簡単に変更することができません。安易にひな型を使ったり、適当なもので運用を始めたりしないようにしましょう。

┃就業規則に関するQ&A

就業規則に関してよくある質問について回答します。

○就業規則は社外持ち出し禁止にできますか?

就業規則を社外持ち出し禁止にすることは可能です。社員がいつでも閲覧できるようにしておけばよいので社内でのみ閲覧可としておくこともできます。複製・コピー禁止とすることもできます。

○就業規則は事業場ごとに分けて作ることはできますか?

就業規則を事業場ごとに作成することも可能です。各地域や拠点ごとに特別なルールがある場合には、分けて作成することも考えられます。

○就業規則と36協定との違いはなんですか?

就業規則は働き方に関するルールを定めたものです。社員に時間外労働を命じる場合には就業規則にその旨を定めた上で36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出る必要があります。

36協定とは「時間外労働・休日労働に関する協定届」の通称で、事業主が労働者に対して時間外労働や休日労働を命じるときに必要になる手続きです。

→36協定とは?さらに詳しく知りたい方はこちら

○就業規則の作成料金、費用はどれくらいですか?

就業規則の作成に関する費用は、20万円から50万円、あるいはそれ以上になることもあるでしょう。それは、作成する規程の種類や内容によっても異なります。

一方で、自社で作成すれば無料で作成することもできますし、安いところでは5万円ほどから作成も可能です。

ただし、会社の土台となる大切なものですから、安くて適当な土台だと会社の成長を阻害するものになってしまうことも考えられます。

会社の成長を考えている経営者であれば、5万円から10万円の安価なもので済まそうという人はいないのではないでしょうか。

┃就業規則と英語・外国語対応

就業規則を外国語対応するかどうかは会社の任意です。ある程度の日本語能力を求めるという意味でも日本語の就業規則を適用させるという考え方もあります。

その場合には、漢字にふりがなをふったり平易な言い回しにしたりなど一定の配慮は必要でしょう。

一方で、外国人労働者用に外国語対応の就業規則を作成する会社もありますが、その場合には、厚生労働省が公表している外国語のモデル就業規則を活用することをおすすめします。

就業規則以外にも外国語の労働条件ハンドブックも用意されています。

*厚生労働省:モデル就業規則について

┃まとめ

今回は、就業規則作成に関する基礎知識と就業規則がない場合のリスク、作成や見直しのポイントなどについて解説してきました。

就業規則は会社の労務管理、会社運営のベースになるものです。作成するときも変更するときも検討に検討を重ね、より良いものを作成していきましょう。

社会保険労務士法人GOALでは、就業規則関与実績200件を超える経験を活かし、就業規則の作成と導入をサポートしていますのでお気軽にお問い合わせください。

→就業規則コンサルティング・就業規則作成支援

24時間受付 WEBからのお問い合わせはコチラ

お問い合わせ