年次有給休暇の実務上におけるポイントを紹介【社労士監修】
年次有給休暇とは、心身の休養とリフレッシュを目的として、労働基準法により保障されている労働者の権利です。
年次有給休暇は、会社が社員に対して一定の休暇を与えることで仕事の効率を維持、向上させるとともに健康で充実した生活を送るための重要な役割を果たします。
しかし、一部の会社や社員の中には、企業が年次有給休暇の正しい知識や取り扱いについて十分に理解されていない場合があります。
今回は、年次有給休暇の基本と付与日数、繰り越し期限、労働基準法上の取り扱いについてわかりやすく解説します。
社会保険労務士法人GOALでは、年次有給休暇の運用方法や就業規則への記載方法についてサポートしております。お気軽にご相談ください。
年次有給休暇とは
年次有給休暇とは、雇い入れ後6箇月以上継続勤務し、その期間の全労働日の80%以上に出勤した社員に対して一定の休暇日数が権利として付与されます。6箇月経過後は、1年ごとに継続勤務期間に応じた休暇日数が付与されます。
一度に付与される年次有給休暇の日数は、労働日数や労働時間に応じて変動しますが正社員だけではなくパートタイマーやアルバイトも対象です。
年次有給休暇について労働基準法では、次のように規定されています。
労働基準法第３９条第５項
使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。
引用：労働基準法第３９条第５項
有給休暇は、労働者が自ら指定した日（時季）に自由に取得できるのが原則です。
年次有給休暇の付与日数
正社員に対する付与日数
年次有給休暇の付与日数は、社員の勤続年数や労働日数、労働時間によって決まります。
一般的な正社員であれば、雇い入れから6箇月後に10日、付与日から1年後に11日、2年後に12日と増加してしき、雇い入れから6年半後の付与日には20日の年次有給休暇が付与され、その後も同様です。
パートタイマー・アルバイトの付与日数
パートタイマーやアルバイトなど正社員と比較して労働日数が少なかったり労働時間が短かったりする場合には、その労働契約に応じた日数の年次有給休暇が付与されます。
年次有給休暇の繰り越し（取得）期限
一度付与された年次有給休暇は、いつまでも取得ができるわけではありません。
年次有給休暇の繰り越しができる期限、つまり取得できる期限は付与日から2年間です。2年が経過すると年次有給休暇は時効により消滅してしまいます。
正社員が6年半以上継続勤務していて一日も年次有給休暇を消化しなかった場合、一度に付与される年次有給休暇は最大20日ですが繰り越した分も合わせると40日まで、その権利を保持することができることになります。
年次有給休暇と労働基準法
年5日の時季指定義務・取得義務
働き方改革関連法施行に伴う労働基準法改正により、事業主は年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、年5日の時季指定義務が課されました。
正社員の場合、年次有給休暇を取得する権利を最大で40日まで保持することできると述べましたが実際には、この時季指定義務があるため30日が限度になります。
年5日の時季指定ができていない場合には労働基準法違反により罰則の対象になります。
年次有給休暇の時季変更権
年次有給休暇は、原則として従業員が希望した時季に与えなければならないとされています。ただし、例外として会社側に認められているのが「時季変更権」です。
労働基準法第３９条第５項
請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。
引用：労働基準法第３９条第５項
これは、従業員が希望する時季に有給休暇を取得することによって、会社の事業運営に支障が生じると認められる場合に限って会社がその取得時季を変更できるという制度です。
ただし、この時季変更権は無制限に使えるわけではありません。あくまでも限定的に認められるものです。
また、年次有給休暇の取得そのものを拒否することはできず、変更先の時季については従業員の意向を確認した上で、合理的な代替日を提示するなどの配慮が必要です。
事業の正常な運営を妨げる場合
時季変更権が行使できるのは、「事業の正常な運営を妨げる場合」に限られます。ただ「忙しい」「人手が足りない」といった漠然とした理由では足りず、具体的かつ合理的な根拠が求められます。
たとえば、その業務をこなせるのが該当の従業員しかいない場合や、その従業員が休むことで納期や重要な業務に重大な支障が出るようなケースが挙げられます。
単なる感覚的な「困る」ではなく、客観的に見て業務に影響が出ることが明確である必要があります。
実務的には、時季変更権をいきなり行使するのではなく、まずは事前に従業員と調整を行います。業務に支障が出ないような取得時季を話し合うことが望ましいでしょう。
それでも調整が難しく、どうしても取得時季の変更が必要な場合には、慎重に事情を説明した上で変更の依頼をしましょう。
年次有給休暇の計画的付与
年次有給休暇は、会社と社員の代表者による労使協定を締結することによってその取得時季を指定することができます。年次有給休暇の取得が進まないような会社では、計画的付与（計画年休）によって年末年始休暇を延ばしたり、祝日の谷間の平日を年次有給休暇に充てたりするなどして活用しているケースもあります。
ただし、年次有給休暇すべての計画年休にすることはできず、計画的付与を実施した場合でも年間5日間は社員自らが自由に取得できるようにする必要があります。
時間単位の年次有給休暇（時間単位年休）
年次有給休暇は、1日単位での付与が原則ですが就業規則で定めて労使協定を締結することによって、年間5日分を限度に時間単位で付与することができます。時間単位年休の導入については、通常の1日単位の付与よりも管理が煩雑になるため慎重に検討するべきです。
なお、時間単位年休で年次有給休暇を取得させたとしても年5日の時季指定義務を果たしたことにはならないため注意してください。
半日単位の年次有給休暇
時間単位年休と同様に考えられがちの半日単位の年次有給休暇（半日年休）ですがこちらは、労働基準法で規定されているものではなく会社が任意の制度として導入するものです。労使協定の締結も必要ありません。
半日年休を導入する場合には、就業規則に半日の単位や考え方を明記した上で導入をするとよいでしょう。
年次有給休暇に関する罰則
年次有給休暇に関する労働基準法上の罰則としては、次のようなものがあります。特に年5日の時季指定義務違反については、書類送検されるような事件も起こっています。
年次有給休暇の申請
年次有給休暇は、いつ、どのような理由で取得するかは自由であるとは言え、当日の朝になって突然「今日は休みます」と言われては、その日の業務に影響が出ることが考えられます。
そこで就業規則で「年次有給休暇は○日前までに会社へ申請すること」として、事前申請制を導入している事業主がほとんどです。
しかし、この事前申請が「何日前なら有効か」ということは、法令や通達などでは明確に示されていません。
「事前申請」規定
年次有給休暇は事前申請が原則です。
前述の労働基準法第３９条第５項の通り「労働者の請求する時季」に与えるものとされており、事前に時季を指定する必要があります。
「何日前なら有効か」はケースバイケースといえます。
少数精鋭で一人一人の責任が非常に重かったり、その労働者が正社員で責任ある立場にいたりした場合、当日や前日に突然有給休暇を申請されても代替要員を確保できないケースもあります。
シフト決定する前に有給休暇を申請してほしいという意味で「１５日前」「１箇月前」等としているケースもありますがこれは認められにくいと言わざるを得ません。
原則として前日までに申請をすると考えておくとよいでしょう。
通達では一日の単位を「午前〇時から午後一二時までのいわゆる暦日をいう」とされていますので、遅くとも有給休暇を取得する日の午前０時前までに申請することになります。
しかし、一般的に考えて夜中の午前０時に有給休暇を申請したいと言われても翌日の代替要員の確保は難しいと言えますので、遅くとも前日の終業時刻までに申請することになります。
許可制や承認制
有給休暇をどのような理由で取得するかは労働者の自由です。
会社によっては、年次有給休暇申請書に取得理由を書かせたり、上司の許可（承認）が無いと認められないルールになっていたりするケースがありますが、これは認められません。
労働者としては、有給休暇を取得したい時季だけを指定すれば、理由を述べたり許可を得たりする必要はありません。
年5日の有給休暇を確実に取得する運営方法
年次有給休暇の時季指定義務には罰則も設けられている他、労働基準監督署の臨検監督でも厳しく取り締まりが行われており会社が書類送検される事例も出ています。
年5日の有給休暇を確実に取得するための対応方法について解説します。
- 中途入社の社員も取得義務の対象となりますか？
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年5日の確実な取得義務は、年度や月の途中に入社した社員にも適用されます。
原則的に途中入社した社員でもその入社した日から6箇月後とその後、1年ごとに年次有給休暇が付与されますから、基準日から1年以内に最低5日間は、年次有給休暇を取得させなければなりません。
- 基準日から1年以内に退職した場合は？
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年次有給休暇の基準日から1年以内に退職し年5日の取得ができなかった場合については、そのことだけをもって是正勧告が出されたり、書類送検されたり、罰則の適用を受けたりすることは考えにくいです。
会社全体としての年次有給休暇取得率や基準日からの経過期間とそれに応じた取得日数によっては、取り締まり対象となることも考えられます。
- 半日年休の取得によって取得義務を果たしたことになりますか？
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年次有給休暇の半日単位での取得（半日年休）を認めている場合、社員からの希望に応じて半日年休を付与したときは、0.5日分として年5日の年次有給休暇に含めることができます。
- 時間単位年休の取得によって取得義務を果たしたことになりますか？
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時間単位の年次有給休暇（時間単位年休）を認めている場合、社員からの求めに応じて時間単位年休を付与したとしても年5日の確実な取得義務における年5日には含めることができません。
この点について、半日年休とは取り扱いが異なりますので注意が必要です。
- パートタイマー・アルバイトにも適用されますか？
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年次有給休暇の時季指定義務は、パートタイマーやアルバイトにも適用されます。
パートタイマーやアルバイトであっても基準日に10日以上の年次有給休暇が付与さる場合、年5日の確実な取得義務の対象となります。
パートタイマーやアルバイトの場合、正社員と比較して労働時間が短かったり労働日数が少なかったりして比例付与の対象となっているケースがあります。
その場合には、年10日以上の年次有給休暇が付与されることとなった基準日から年次有給休暇の時季指定義務の対象者となります。
年次有給休暇の一部前倒し付与
労働基準法の原則通りに年次有給休暇の付与を行うと新入社員の場合は、６箇月間、自由に取得できる休暇がないことになります。
そうすると体調不良でも無理に出社してしまったり、行政手続きができなかったりという問題が生じます。そのような場合を想定して年次有給休暇を一部だけ前倒し付与するケースがあります。
この「年次有給休暇の＜一部＞前倒し付与」を実施する時には次のようなことに注意する必要があります。
例えば、4月1日に年次有給休暇を3日分付与し（入社日に前倒し付与）、その後、本来の基準日である10月1日に残りの7日分を付与するケースを考えます。
このような場合、年次有給休暇の基準日は繰り上げた4月1日とされます。
そのため、翌年の4月1日が2回目の付与日となり、週5日勤務であれば、その日に「11日分」の年次有給休暇を付与することになります。
入社3年目以降も、基準日は変わらず4月1日です。
一度でも年次有給休暇を前倒しで付与した場合、その日がたとえ一部付与であっても、以後の基準日は前倒しした日付として扱われます。
時季指定義務との関係
働き方改革関連法の施行により、すべての企業において、年次有給休暇のうち年5日分は、使用者が時季を指定して従業員に取得させる義務が課されました。
この「年5日の時季指定義務」は、年次有給休暇を付与した日（基準日）から1年間を対象として発生します。
たとえば、年次有給休暇を一部前倒しで付与し、その後に残りを追加で付与した場合でも、合計10日を付与した時点が基準日となり、そこから1年以内に5日以上を取得させる必要があります。
前倒し付与を行う場合は、この時季指定義務の起算点も前倒しになる点に注意が必要です。
年次有給休暇管理簿の作成
2019年4月施行の改正労働基準法により年次有給休暇関連でもう一つ、会社に義務付けられたものがあります。それが年次有給休暇管理簿の作成です。年次有給休暇管理簿には、各社員に対して、基準日、取得日数、取得時季（取得した日）を記録します。
作成した年次有給休暇管理簿は、3年間の保管義務があります。
年次有給休暇管理簿は、1つの書式の中で各項目を記録する方法の他、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿などと組み合わせて必要な項目を記録する方法も認められています。
社員数が多い場合や社内に労働基準関係法令に詳しい者がいないようなケースでは、勤怠管理システムで管理・記録・保管する方法がおすすめです。
年次有給に関するよくある質問
年次有給に関するよくある質問をご紹介します。
- 働き方改革によって年次有給休暇への影響はありますか？
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働き方改革関連法の施行に伴い事業主に対して、「年次有給休暇の年5日の時季指定（罰則あり）」や「年次有給休暇管理簿の作成」が義務付けられました。
さらに、長時間労働削減の観点からも年次有給休暇の取得率向上が重要視されています。
