年次有給休暇の事前申請期限はいつまでか

年次有給休暇とは、雇い入れから6箇月が経過し一定の条件を満たしたときに労働者に与えられる権利です。

付与された年次有給休暇は、「労働者が指定した日」に「自由に」消化することができるのが原則です。

しかし、当日の朝、急に「休みます」と言ってくる社員がいる等、困ったケースに遭遇することがあります。

そのような場合でも会社は年次有給休暇を付与しないといけないのでしょうか。

┃働き方改革と年次有給休暇

働き方改革関連法の施行に伴い事業主に対して、「年次有給休暇の年5日の時季指定(罰則あり)」や「年次有給休暇管理簿の作成」が義務付けられました。

さらに、長時間労働削減の観点からも年次有給休暇の取得率向上が重要視されています。

┃年次有給休暇とは労働者が自由に取得できるもの

年次有給休暇について労働基準法では、次のように規定されています。

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使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。
(労働基準法第39条第5項)
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有給休暇は、労働者が自ら指定した日(時季)に自由に取得できるのが原則です。

┃年次有給休暇は許可制や承認制にできるか

有給休暇をどのような理由で取得するかは労働者の自由です。

会社によっては、年次有給休暇申請書に取得理由を書かせたり、上司の許可(承認)が無いと認められないルールになっていたりするケースがありますが、これは認められません。

労働者としては、有給休暇を取得したい時季だけを指定すれば、理由を述べたり許可を得たりする必要はありません。

┃年次有給休暇の「事前申請」規定は有効か

年次有給休暇は、いつ、どのような理由で取得するかは自由であるとは言え、当日の朝になって突然「今日は休みます」と言われては、その日の業務に影響が出ることが考えられます。

そこで就業規則で「年次有給休暇は○日前までに会社へ申請すること」として、事前申請制を導入している事業主がほとんどです。

しかし、この事前申請が「何日前なら有効か」ということは、法令や通達などでは明確に示されていません。

○年次有給休暇は事前申請が原則

前述の労働基準法第39条第5項の通り「労働者の請求する時季」に与えるものとされており、事前に時季を指定する必要があります。

○「何日前なら有効か」はケースバイケース

少数精鋭で一人一人の責任が非常に重かったり、その労働者が正社員で責任ある立場にいたりした場合、当日や前日に突然有給休暇を申請されても代替要員を確保できないケースもあります。

シフト決定する前に有給休暇を申請してほしいという意味で「15日前」「1箇月前」等としているケースもありますがこれは認められにくいと言わざるを得ません。

○前日までが原則

通達では一日の単位を「午前〇時から午後一二時までのいわゆる暦日をいう」とされていますので、遅くとも有給休暇を取得する日の午前0時前までに申請することになります。

しかし、一般的に考えて夜中の午前0時に有給休暇を申請したいと言われても翌日の代替要員の確保は難しいと言えますので、遅くとも前日の終業時刻までに申請することになります。

┃年次有給休暇の時季変更権

労働者から有給休暇の申請があった場合でも事業の正常な運営を妨げる場合には、有給休暇を他の時季に変更するよう命じることができます。

これを「年次有給休暇の時季変更権」といいます。

○事業の正常な運営を妨げる場合とは

ただ単に「忙しい」という理由ではなく、「その労働者でないとできない」「その日にその労働者が出勤しないと困る」等、具体的な理由が必要です。

現実的には、時季変更権を行使するよりも事前調整を試みることが有効です。

それでも労働者が有給休暇の取得を強行するような場合には、時季変更権の行使を検討することになるでしょう。

なお、年次有給休暇を拒否するのではなく時季の変更ですので、代替日を提示したり、労働者の意見を聞いたりする等の対応は必要になります。

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請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。
(労働基準法第39条第5項)
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┃まとめ

年次有給休暇は、労働者の権利である一方、事業主には経済的な負担を求める制度です。

労働契約に基づいて誠実に労働するという義務の元に与えられる権利であることを忘れずに気持ちよく年次有給休暇を取得できるような労使間の調整が必要不可欠です。

また、年次有給休暇の取得時の手続きや年5日の時季指定義務、計画的付与、時間単位年休についても必要に応じて就業規則に規定することを忘れないようにしてください。

*行政通達(基発第一号、婦発第一号)

※2021年11日9日内容更新しました