【就業規則の変更届とは】届出に必要な書類や手続きの流れについて解説
就業規則を作成または変更したとき、社員数が常時10人以上の会社は労働基準監督署へ届出をしなくてはなりません。
就業規則の届出義務に違反すると労働基準法上の罰則を科せられたり行政指導の対象となったりすることもあるので注意が必要です。
今回は、就業規則の届出（変更届）に必要な書類や手続きの流れについて解説します。
┃就業規則届・変更届と届出義務
常時10人以上の社員を雇用する会社は、就業規則を作成または変更をした場合、労働基準監督署へ届出をすることが義務付けられています。
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労働基準法第89条（作成及び届出の義務）
常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。
一～十（略）
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○社員が常時10人以上の会社は届出義務がある
常時10人以上の「常時」とは、入社退社などで一時的に社員数が10人を下回ることがあっても常態として10人以上の社員を雇用するかどうかが判断基準になります。
やや判断基準が難しいですが「ほぼいつも10人以上雇用しているか」と考えて、社員数が10人以上になることの方が多いのであれば、届出義務が発生すると考えることができます。
労働基準監督署の臨検監督があった際に10人の社員がいるにも関わらず就業規則の作成や届出がされていなければ法令違反で是正勧告の対象になるでしょう。
常時10人以上にカウントされる「労働者」とは、正社員だけに限らず、パートタイマーやアルバイト、有期契約社員など労働契約を締結しているすべての社員が対象になります。なお、業務委託の人や派遣社員は、会社と労働契約を締結しているわけではないため、ここでいう10人には含みません。
正社員の他、パートタイマーやアルバイトを含めて社員が10人になったとき、正社員用の就業規則のみを作成するケースがありますがこれでは義務を果たしていることにはなりません。
すべての社員に対して休日、休暇（特別休暇を含む）、諸手当制度など同じルールで運用するならそれでも構いませんがパートタイマーやアルバイトには別のルールを適用させたい場合には、就業規則も分けて作成する必要があります。
○常時10人未満の事業所での作成・届出
社員が常時10人未満の会社であれば就業規則の作成、届出義務はありません。しかし、労働契約も契約である以上、契約内容は明確にしておく必要があるでしょう。
社労士法人GOALのお客さまの場合、社員数が10人未満でも就業規則を作成し届出をしているケースは多いです。
常時10人未満の会社が就業規則を作成するきっかけは様々ですが、労働問題で苦い経験をしたり社員のためにより良い関係を作りたいという想いがあったり、より良い会社を作っていこうという意識が高い会社であると感じています。
独立行政法人労働政策研究・研修機構が2014年に行った「企業の諸手当等の人事処遇制度に関する調査」 によれば、この時すでに社員数5人未満の会社で約6割、5人～10人未満の会社で約7割の会社が「就業規則を作成している」と回答しています。
労働基準関係法令などに対する法令順守の意識が高まっている現在では、その割合はさらに上昇しているでしょう。
○届出が必要な就業規則の範囲と種類
就業規則とは表紙に「就業規則」と記載されているものだけではなく、賃金規程や育児介護休業規程など会社と社員の間の約束事を取りまとめたものすべてを指します。就業規則（本則）の他の諸規程の届出も忘れないようにしましょう。
┃就業規則の届出は労働基準監督署へ
就業規則を作成した後は、労働基準監督署へ届け出を行います。
事業所や支店、営業所が複数ある場合には、各拠点で社員が常時10人以上になるかどうかを判断して、各拠点を管轄する労働基準監督署へ届出を行うのが原則です。
【就業規則の届出（要/不要）のイメージ】
┃就業規則の届出方法
就業規則を作成して初めて届出を行う場合は「就業規則届」を、就業規則に変更を加えた場合には「就業規則変更届」を労働基準監督署へ提出します。
特に決まった様式はありませんが、届出をする事業所を管轄する労働局などが公開しているものを使えばよいでしょう。
＊東京労働局：明るい職場づくりのための就業規則作成の手引き
○就業規則を届け出るときの必要書類
就業規則を労働基準監督署へ届け出る際に必要なものは次の3点です。
- ・就業規則一式
- ・就業規則（変更）届
- ・就業規則意見書
東京労働局が公表している様式集では「就業規則（変更）届」となっており、新規作成時も変更にもどちらにも対応できるような様式になっています。
初めて就業規則を届け出るときには「変更」の部分を二重線で消すなどして対応すれば問題ありません。
就業規則意見書についても同様にダウンロードができるようになっています。
東京労働局の様式ですが他の都道府県の労働局に対して届け出るときにも同じ様式を使用することもできます。
紙で届出を行う際には、以上の3点を会社保管用と労働基準監督署への届出用の2部用意して郵送、または窓口へ持参して提出します。
郵送の場合は、返信用封筒（返信用封筒にも切手が必要）を同封すれば受付印を押したものを返送してもらえます。窓口へ持参した場合は、その場で受付印を押してもらいます。
受付印が押された就業規則を受け取ったら専用のファイルなどに入れたり、データ化して共有フォルダに保管したりするなどして社員に周知しましょう。
労働基準監督署の受付印が押されているかどうかは効果には影響ありませんが受付印が押されている方が「公式なもの」感があります。
就業規則の周知、届出をする際には事前に十分な説明などを行うことが望ましいですが、事前の説明が不十分だったり会社と社員に対立があったりすると稀に意見書に反対意見を書かれることがあります。
意見書は、就業規則の周知を行ったということを示す書類なので例え反対意見が記載されていたとしても労働基準監督署への届出手続きには影響ありません。実際に反対意見が記載されていたとしても労働基準監督署では受け付けてもらえます。
しかし、その後の労働環境の維持、改善のことを考えると就業規則の届出を強行するよりも反対意見を解消してから届出をした方がよいでしょう。
新旧対象表について質問を受けることもありますがこれも必須ではありません。
○労働者代表の選出方法
意見書に記名捺印をして意見を述べる労働者代表の選出方法にもルールがあります。労働者代表の選出方法が不適切な場合、届出そのものが無効となり就業規則の届け出義務違反で罰金や罰則の対象となる可能性があります。
労働者代表は、基本的には会社は関与せずに労働者の中から選任する必要があります。具体的な方法としては労働者の中で「挙手、投票、話し合い」をする方法が考えられますが、会社から「指名」をする方法は、選任方法としては不適切です。
労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合、労働組合がない場合や組合があってもその組合員数が労働者の過半数を占めていない場合には労働者の過半数を代表するものからの意見聴取が必要です。
○事業所や支店、営業所が複数ある場合の本社一括届
就業規則の届出は、各事業場を管轄する労働基準監督署へ行う必要があります。ただし、本社の就業規則と他の拠点の就業規則の内容が同じ場合には、本社を管轄する労働基準監督署へ一括して届け出を行うことができます。
送り先の労働基準監督署が一箇所でいいという点はメリットですが就業規則や就業規則（変更）届、意見書は、各拠点の数と同じ部数を用意する必要があります。
基本的には本社を管轄する労働基準監督署へ届出を行いますが東京労働局の場合は、本社一括届専用の窓口があるなど、労働局ごとに多少異なる点もあるようですので、詳しくは労働基準監督署または労働局へ確認をお願いします。
○就業規則の届出と電子申請
就業規則届を始めとして労働基準関係法令に関する手続きも電子申請で行うことができます。電子申請であれば郵送代が節約できるなどのメリットもありますが使い勝手の面ではもう少し改善して欲しい部分もあります。
パソコン操作が不慣れな人の場合、入力項目による全角・半角など戸惑うところが多そうです。
＊厚生労働省：労働基準法等の規定に基づく届出等の電子申請について
┃就業規則を変更するタイミングとは
就業規則を変更するタイミングは様々ですが主に次のようなケースが考えられます。
○会社の体制が変わったとき
事業承継やM&Aといったものから、初めてパートタイマーやアルバイトを採用することになったことまで、会社としての体制が変わるときは就業規則を変更するタイミングです。
それまでの就業規則で対応できない部分がないか、注意深く検討していく必要があるでしょう。
○会社のルールが変わったとき
賃金体系を見直したり休暇制度を見直したりしたときも就業規則を変更する必要があります。就業規則と実態がかけ離れてしまうと適切な労務管理ができなくなってしまう恐れがあります。
○会社内で問題が発生したとき
就業規則を作成した当初、想定してなかった問題が発生したときにも就業規則変更する必要があります。
最近では、感染症対策やSNS利用に関すること、反社会的勢力の排除に関することなどに対応する条文を規定することも増えています。
もう何年も見直しておらず最近の社会情勢に対応できていない就業規則では、問題発生時に十分な役割を果たすことができません。
○法改正があったとき
就業規則が法改正に対応できていないということは、本来会社のルールであるはずの就業規則そのものが法律というルールに違反していることになってしまいます。
┃就業規則作成・変更の流れ
就業規則を作成したり変更したりする場合の流れとしては、次のようなケースが考えられます。
就業規則（変更）届や意見書を労働基準監督署へ届け出ることも会社の義務として重要なことですが、それ以上に内容の検討や社員への十分な説明、適切な周知が大切です。
事業所や部署ごとの責任者や人事労務・総務部、経営者、社員が一体となって検討し、作成、変更していかないと良い就業規則はできません。
- ① 就業規則の内容について検討をする
- ② 就業規則の作成・変更案を作成する
- ③ 就業規則の内容を従業員へ説明する
- ④ 労働者代表を選出してもらい意見書を作成する
- ⑤ 就業規則を社内に周知・備え付ける
- ⑥ 労働基準監督署へ届出をする
┃就業規則の届出義務と罰則
就業規則の作成および届出義務を怠った場合は、30万円以下の罰金刑が定められています。実務上は、労働基準法上の罰金刑よりも就業規則の不備や未作成による労働問題の方が会社へ与える損害は大きいと言えます。
┃まとめ
今回は、就業規則の届出（変更届）に必要な書類や手続きの流れについて解説しました。
就業規則の作成や変更に必要な手続きについてご理解いただけたと思います。
せっかく作成した就業規則について、手続き上の不備がないようにしていきましょう。
社会保険労務士法人GOALでは、就業規則の作成・変更や就業規則説明会の実施もサポートしておりますので、お困りの際には、ぜひ一度、お問い合わせください。
