【休職制度とは】制度のメリット・デメリットと導入におけるポイントについて解説

休職制度とは、社員が一定期間、働くことができなくなった場合に会社に籍を残しつつ労働を免除し、休職事由が消滅した後に復職を認める制度です。休職制度の導入は労働基準関係法令などで義務付けられているものではなく任意の制度です。

任意の制度だからこそ会社が自由に制度設計できる一方、休職制度の導入や運用方法で不備が生じてしまい、労務トラブルに発展するケースも少なくありません。

今回は、休職制度の概要と制度のメリットとデメリット、制度導入におけるポイントについて解説していきます。

┃休職制度とは

○休職制度の概要と目的

休職制度は、社員が一定期間、業務を休み休職事由が消滅した後に復職することができる制度です。休職制度は、主に私傷病による健康上の問題が発生したときに活用されることが多く、長期勤続を前提とした制度であるといえます。

育児や介護など以外でもまとまった期間の休業が必要になったとき、会社に籍を残しいつでも復帰できる状態にしておくことにより社員に安心感を与え、また、会社としても新たな採用を行わなくても良いため人材確保や離職防止に役立つと考えられます。

○休職制度の導入は義務ではない

休職制度の導入は、労働基準関係法令で会社に義務付けられているものではありません。本来、会社と社員の間の労働契約においては、労働対価(賃金・給与)の支払いと労務提供を相互に行うことが前提となります。

社員(労働者)が労務提供できなければ労働契約はその時点で解消してもおかしくありません。しかし、長期間勤務する中で病気になったりケガなどで一時的に就労が難しくなったりすることもあります。

休職制度はそのようなときに解雇を一定期間猶予する福利厚生的な意味もあると考えられます。法令などで義務付けられているものではないので会社の規模や体力によっては休職制度の導入を見送るケースもあります。

休職制度のメリットとデメリット、運用時の注意点がわからないまま制度を導入してしまうと休職制度が原因の休職トラブルが発生してしまうことをあるので注意が必要です。

┃休職制度を導入するメリットとデメリット

○休職制度を導入するメリット

会社が休職制度を導入するメリットは、労働契約解消時のトラブル防止効果が見込めることです。休職制度導入は労働基準関係法令上の義務ではなく、社員が労務を提供できなければ労働契約を解消することもあり得ることは先に伝えました。

しかし、メンタルヘルス不調などその原因が会社にもあると考えられる場合(その可能性がある場合)に労務提供ができなくなったからといってすぐに解雇をしてしまっては社員としても労働契約を維持したいのでその時点で労務トラブルに発展することもあります。

明らかにハラスメントや長時間労働、その他安全衛生上の問題がある場合は別として原因がわからないこともあります。そのようなとき会社に籍を残し、療養と復職を支援することでその後の関係性の維持につなげることができます。

精神疾患以外の傷病についても同様です。一定期間、その社員が業務から離れることは痛手ではありますが、新たな採用をするよりも経験とスキルなどを身に着けている社員が戻ってきてくれた方が長期的な視点では会社のメリットになるはずです。

休職制度を整備し導入することは、会社への信頼感や満足度の向上にもつながり人材不足対策や離職率改善にも役立つでしょう。

○休職制度を導入するデメリット

休職制度にはデメリットもあります。休職制度は一定期間働けなくなった社員がその後、復職することを前提としています。そのため、休職中の社員の代わりになる人材を新たに採用してしまうと復職後、余剰人員が発生することになります。そうならないために残された社員で業務を分担することを最優先に考えることになりますが、それにより周りの社員の負担の増加、業務効率の低下、時間外労働の発生などが懸念されます。

また、休職制度を利用する社員が社会保険被保険者の場合には休職期間中も社会保険料が発生することも忘れてはいけません。本人負担分は会社宛に振り込んでもらうとしても会社負担分ももちろん発生します。休職期間が長引けばそれも無視できない負担になるでしょう。

○休職制度がない会社もある

休職制度のメリットとデメリットを踏まえて「休職制度は(今は)導入しない」という判断に至るケースもあります。本来、導入が義務付けられた制度ではないのでそのような経営判断があってもおかしくはありません。

最も問題なのは、インターネット上のひな形就業規則などを内容を理解しないまま自社の就業規則として導入してしまいそこに休職制度が規定されているようなケースです。それが大企業並みの制度であれば会社にとって大きなリスクとなり得るでしょう。

→ひな形就業規則を使うときの注意点やリスクについて知りたい方はこちら

┃休職制度を導入するときのポイントと注意点

○休職期間を定めるときのポイント

休職制度の導入をするときの検討事項としてまずは、「休職期間」と「休職開始から復職までのプロセス」を考えていきます。

休職期間は会社の体力に応じて始めから期間を長く設定しすぎないことが重要です。まずは、新たな採用をせずに休職者の業務を周りで補える期間にするとよいでしょう。会社規模にもよりますが中小企業では1箇月程度から3個月、ないしは6箇月程度が多いようです。

○休職からの復職と治癒の定義

休職からの復職後、原則的には休職前の業務に戻ることが原則になりますが、心身の状態によっては原職復帰が難しい場合もあるでしょう。そのようなときの配置転換や労働条件の変更についてもあらかじめ就業規則で明記しておくことが重要です。

完全復帰を求めるのかリハビリ出社などを認めるのかも重要な検討事項になります。本人が復職を希望しても到底難しい場合もあるため復職にあたっての「治癒」の定義も会社として定めておくとよいでしょう。

○休職の開始と復職までのプロセスを明確にする

休職制度に関連してトラブルに発展するケースで多いのは、「会社が考える復職基準に達していない」、「休職命令を発するなどの手続きを怠っていた」、「復職までの支援を怠っていた」という場合です。

これらの休職トラブルが起こる原因は、休職制度を就業規則等で整備していなかったり、制度は整備されていても会社が適切に制度を運用していなかったりすることが主な理由です。

→就業規則・社内規程の作り方を知りたい方はこちら

┃まとめ

今回は、休職制度の概要と制度のメリットとデメリット、制度導入におけるポイントについて解説しました。

休職制度は、制度設計と制度導入後の適切な運用が重要です。社員の労働環境を改善し、満足度を向上させるための制度であるはずの休職制度ですが、運用方法を間違えるとトラブル原因になってしまいます。

休職制度を導入するときには、以上のメリット・デメリットを十分に考慮した上で検討していく必要があるでしょう。

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