賃金台帳の作成は事業主の義務

「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」の三点を法定三帳簿と呼びます。

この中で「賃金台帳」を整備せずに給与明細で代用しているケースがありますが、これは、労働基準法に違反している状態ということができます。

┃賃金台帳

賃金台帳は、労働基準法第108条に定められた帳簿で、事業主に作成が義務付けられているもので、給与明細とは異なります。

賃金台帳は、事業所ごと、または、従業員ごとに作成する必要があり、最低限記載しないといけない項目も決まっています。

【賃金台帳の記載事項】
①労働者氏名
②性別、③賃金の計算期間
④労働日数、 ⑤労働時間数、
⑥時間外労働時間数、
⑦深夜労働時間数、
⑧休日労働時間数、
⑨基本給や手当等の種類と額、
⑩控除項目と額

さらに、作成した賃金台帳は、3年間の保存義務があります。

┃いろいろな場面で必要になる賃金台帳

労働保険や社会保険の手続きに使用するのはもちろん、労働基準監督署や年金事務所での定期的な調査や労務トラブルが発生したときにも提出を求められます。

こうした時に「提出ができない」「作成していない」「賃金台帳を作成していないから代わりに給与明細を提出する」のは、問題があります。

「賃金台帳を作成していない会社」「労務管理が不適切な会社」と見られても仕方のないことでしょう。

労働基準監督署の調査では、法定の項目が記載されていないということで是正指導の対象となることもあります。

┃賃金台帳を作成できない理由

事業所が賃金台帳を作成していない理由としては、大きく分けて次の2つです。

○賃金台帳の作成が義務であることを知らない
知らなかったのであれば、これから作成をしましょう。

○手計算やExcelで給与計算をしている
本来であれば、給与計算を行い、賃金台帳を作成し、その結果を給与明細に転記します。

適切な給与計算システムを使っていればそれが可能です。
(無料ソフト、フリーソフト等では一部対応ができないことも)

手計算やExcelで給与計算を行っていると賃金台帳を作成するのが大変な作業になってしまうのです。 

また、手計算やExcelの場合、社会保険料率や源泉所得税の税率変更等に対応できておらず、計算そのものが誤っているケースも少なくありません。

┃給与計算のまちがいは信頼関係が崩れる原因

給与計算がまちがっていたり、書類の不備を外部から指摘されたりするのは「うちの会社は大丈夫なのか」と会社と従業員の信頼関係を壊すきっかけになります。

そうしたリスクを一つでも減らすためにも適切な給与計算システムの導入と必要な書類の整備をすることをおすすめします。

なお、賃金台帳の保存義務を怠った事業主には、罰則があります。

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